[Tài liệu mẫu] Hướng dẫn xây dựng bộ quy tắc ứng xử nơi công sở
Một bộ quy tắc ứng xử được xây dựng tốt sẽ làm rõ, giúp định hướng, quản lý con người bằng các quy chuẩn đạo đức và các giá trị văn hóa, liên kết chúng với các văn bản pháp lý có các chế tài xử phạt.
Có rất nhiều công ty lớn công khai bộ quy tắc ứng xử của mình. Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm các mẫu tham khảo từ các tìm kiếm trên Google, nhưng trước hết bạn phải nắm rõ cách thức để xây dựng bộ quy tắc ứng xử chỉnh chu.
Cách soạn thảo bộ quy tắc ứng xử
1. Xác định nhân sự xây dựng bộ quy tắc ứng xử
Bao gồm: Ban giám đốc, phòng nhân sự, nhân viên lâu năm và các bộ phận liên quan.
Việc xác định ai được đưa vào quy trình trong việc tạo ra quy tắc ứng xử ở giai đoạn đầu tiên sẽ giúp bộ quy tắc được xây dựng đúng hướng ngay từ ban đầu, giảm thiểu tối đa ý kiến phản đối.
2. Xem xét các vấn đề đạo đức đã xảy ra trong quá khứ
Rút kinh nghiệm từ thực tiễn giúp doanh nghiệp đưa vào bộ quy tắc đầy đủ vấn đề cần tránh, cũng như tính đến các vấn đề đạo đức tương tự có thể xảy ra và cách giải quyết.
3. Dựng dàn ý
Xác định các thành phần bạn sẽ bao gồm trong quy tắc ứng xử của mình.
- Xung đột lợi ích
- Bảo vệ tài sản
- Chính sách công ty
- Văn hóa công ty
- Kỳ vọng chuyên cần
- Các vấn đề liên quan đến tình trạng quấy rối trong doanh
- Sử dụng điện thoại di động và công nghệ khi ở văn phòng
- Quy định về trang phục
- Các biện pháp kỷ luật có thể được thực hiện
- Chính sách bảo mật
- Cơ hội bình đẳng
Sau đó với từng yếu tố, hãy phác thảo từng phần với thông tin bạn cảm thấy phù hợp nhất với tổ chức của mình.
4. Họp điều chỉnh thống nhất với các bên liên quan
Như đã đề cập ở bài viết “Nguyên tắc xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp”, khi bộ quy tắc ứng xử được hoàn thành cơ bản, hãy cho mọi người có liên quan cơ hội để xem xét và thảo luận về nội dung của nó.
Hãy có những buổi họp điều chỉnh thống nhất từ đại diện phòng ban và thông qua lần cuối trước tất cả nhân viên, để chắc chắn không ai quay lưng lại với bộ quy tắc và nói rằng họ đã không đồng ý với nó ngay từ đầu. Cách làm này sẽ đảm bảo sự nhất quán trong việc xây dựng và quan trọng nhất là thể hiện sự thống nhất.
5. Soạn bản thảo cuối cùng và ban hành
Sau khi tất cả các bên liên quan có cơ hội đóng góp ý kiến, bạn có thể soạn bản thảo cuối cùng của quy tắc ứng xử để xem xét và ban hành.
Quy tắc triển khai bộ quy tắc ứng xử
Bộ quy tắc văn hoá doanh nghiệp cần được chủ doanh nghiệp chú trọng xây dựng ngay từ những ngày đầu đi vào hoạt động. Để triển khai bộ quy tắc hiệu quả, chủ doanh nghiệp phải truyền đạt một cách rõ ràng và đầy đủ đến toàn bộ cán bộ và nhân viên.
Một doanh nghiệp chỉ có thể thực sự hoạt động hiệu quả, bền lâu khi có một bộ quy tắc ứng xử khoa học, hợp lý được nhân viên chấp hành, để tránh khỏi những rủi ro có thể phải đối mặt nếu không có những quy chuẩn chung.
Ngay khi tuyển dụng
Bắt đầu tìm kiếm những nhân viên phù hợp với văn hóa doanh nghiệp. Lồng ghép bộ quy tắc vào quá trình phỏng vấn. Từ đó bạn có thể dễ dàng đánh giá ứng viên này có phù hợp với doanh nghiệp của mình hay không.
Đào tạo nhân viên
Đây chắc chắn là điều quan trọng cần làm đầu tiên sau khi bộ quy tắc được ban hành. Nhưng thay vì họp toàn bộ công ty và công bố bộ quy tắc, hãy tổ chức các buổi teambuilding với những tình huống giả lập từ bộ quy tắc để nhân viên cùng nhau xử lý.
Từ hành động đến thói quen, cho ra văn hóa
Đào tạo chỉ là bước đầu tiên. Khiến mọi người trao đổi về bộ quy tắc theo cách tích cực, chủ động mới là vấn đề then chốt. Có thể khuyến khích phản hồi của nhân viên, đặt câu hỏi về bộ quy tắc hoặc về hành vi đạo đức,…
Các công ty có văn hóa đạo đức mạnh nhất thường là những công ty thường xuyên khuyến khích và củng cố tầm quan trọng của ứng xử đối với doanh nghiệp. Tìm cách nhắc nhở nhân viên suy nghĩ về quy tắc ứng xử và giá trị công ty trong suốt cả năm.
Đo lường và cải tiến
Đánh giá thường xuyên bộ quy tắc hoạt động như thế nào là việc rất cần thiết. Điều này giúp xác định các vấn đề tiềm ẩn từ trong bộ quy tắc hoặc từ bên ngoài mà bộ quy tắc chưa quy định trước khi vấn đề nghiêm trọng xảy ra bằng một vài bài kiểm tra thường kỳ, trao đổi 1:1 hoặc hộp thư ẩn danh.
Khen thưởng khi nhân viên tuân thủ tốt bộ quy tắc ứng xử
Doanh nghiệp đừng chỉ ban hành mỗi tài liệu gọi là “Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp”, khi mà không biết rõ nhân viên có đọc và thực thi theo hay không.
Cần có một công cụ giúp doanh nghiệp quản lý, đánh giá mức độ thực hiện bộ quy tắc ứng xử của nhân viên, thậm chí khen thưởng đối với nhân viên thực hiện tốt.
Khi mỗi nhân viên thực hiện tốt bộ quy tắc ứng xử họ nhanh chóng nhận được lời tuyên dương từ đồng nghiệp hoặc lãnh đạo, điều này khiến họ chấp hành tốt bộ quy tắc ứng xử hơn.
Trong quá trình xây dựng phần mềm, CoDX cũng nhận được khá nhiều phản hồi từ Doanh nghiệp cho nhu cầu này, chính vì vậy, trong phần Tuyên dương nhân viên và Ví thưởng nhân viên, CoDX đã lưu ý tích hợp chúng.
Đối với hệ thống Tuyên Dương Thank you Cards CoDX, ngoài những lời cảm ơn, thiệp mừng, nhắn gửi được trao nhau hàng ngày, thì còn có những Góp ý được gửi đến những hành vi chưa đúng giá trị cốt lõi, chưa đúng bộ quy tắc ứng xử để cùng thay đổi, hướng đến tập thể tiến bộ.
Khi nhân viên tuân thủ tốt, họ ngay lập tức nhận được phần thưởng nho nhỏ khen ngợi từ công ty, từ quản lý hay đồng nghiệp,… Khoảnh khắc hạnh phúc ấy khiến nhân viên tiếp tục thực hiện tốt và thậm chí lan tỏa đến đồng nghiệp xung quanh.
Đồng thời những tấm gương tuân thủ tốt sẽ được vinh danh trong bảng thành tích hành vi của doanh nghiệp và được công khai trên workplace chung.
Kết luận: Hiện nay, có rất nhiều Bộ quy tắc kinh doanh của các tập đoàn lớn phù hợp với mô hình kinh doanh của bạn. Bạn hoàn toàn có thể tham khảo và chọn lọc để áp dụng cho công ty mình. Ngoài ra hãy cân nhắc việc tham khảo ý kiến của các cán bộ và nhân viên của mình để họ cảm thấy có trách nhiệm hơn khi tuân thủ bộ quy tắc mà bạn ban hành.
Về CoDX:
“CoDX là giải pháp phần mềm tâm huyết của đội ngũ chuyên gia bằng kinh nghiệm thực tiễn tốt nhất và thấu hiểu nhu cầu càng cao trong Trải nghiệm người dùng. CoDX phá bỏ lối mòn từ hệ thống quản trị nghiệp vụ khô khan và trở thành công cụ xây dựng cho doanh nghiệp môi trường làm việc nhóm tương tác trên không gian chung. Nơi mà mọi người dùng hệ thống được Cộng tác – Gắn kết & Phát triển”.
Liên hệ với chúng tôi:
- Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển Đổi Số CoDX
- phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 13, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
- Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected]
