Xu hướng làm việc từ xa không chỉ diễn ra mùa giãn cách Covid. Đây còn là xu hướng làm việc trong tương lai. Nó không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí vận hành mà còn giúp doanh nghiệp giảm thiểu các rủi ro tác động từ môi trường bên ngoài.
Làm việc từ xa (Remote Job) - Áp dụng như thế nào hiệu quả cho doanh nghiệp 2023?
Việc kiểm soát và dập đại dịch Covid là một cuộc chiến trường kỳ, kéo dài. Do đó làm việc từ xa là một một xu hướng dài hạn trong tương lai. Từ giữa đầu năm 2021 đến hiện tại khá nhiều doanh nghiệp Việt Nam đã cho phép nhân viên luân phiên làm việc tại nhà (work from home) và công ty.
Thông qua một cuộc khảo sát nhanh có đến 86% doanh nghiệp mong muốn một môi trường làm việc vật lý và kỹ thuật số cùng song hành trong tương lai. 78% Doanh nghiệp mong muốn giữ vững xu hướng làm việc từ xa này.
1. Làm việc từ xa liệu có phải là giải pháp tốt hay không?
Theo khảo sát nhanh online trên 1000 lao động thì kết quả cho thấy rằng hình thức làm việc từ xa mang lại nhiều hiệu quả khả qua cho doanh nghiệp.
Ngoài ra xu hướng làm việc từ xa còn giúp tăng hiệu suất, tiết kiệm chi phí và tăng sự hài lòng trong công việc. Điều này cũng thể hiện qua 72% người lao động mong muốn tiếp tục làm từ xa ít nhất 2 ngày trong tuần.
2. Xu hướng làm việc từ xa đang được Doanh nghiệp dần thích ứng
Mô hình làm việc từ xa đã sớm được dự đoán trở thành mô hình làm việc trong tương lai, dù không có đại dịch Covid xảy ra. Dịch covid chỉ là yếu tố giúp đẩy nhanh tiến độ, buộc các công ty muốn tồn tại thì phải thích nghi.
Theo một khảo sát về mức độ ảnh hưởng của đợt dịch Covid-19 lần thứ tư, có 53% doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực phải tạm ngừng hoặc hạn chế một phần hoạt động kinh doanh. Hơn 60% trong số đó đã chuyển đổi mô hình kinh doanh khi vận hành từ xa, đảm bảo giãn cách xã hội.
Đồng thời, mô hình hybrid working (mô hình làm việc hỗn hợp, kết hợp giữa làm việc từ xa và tại văn phòng truyền thống), tự động hóa, tối ưu quy trình nội bộ, quản lý nhân sự… đang được nhiều doanh nghiệp triển khai, nhằm đảm bảo kinh doanh không gián đoạn.
Đồng thời, khi doanh nghiệp bật chế độ làm từ xa đã khiến cho các văn phòng có giá thuê đắt đỏ trở thành dư thừa. Việc chuyển dời văn phòng được rất nhiều doanh nghiệp tính đến. Một phần để tiết kiệm chi phí thuê không cần thiết, phần khác xây dựng lại cơ cấu văn phòng thuận lợi hơn cho việc giao tiếp và xử lý công việc khi làm việc từ xa.
Việc điều chỉnh này bao gồm, đầu tư nâng cấp hệ thống cơ sở vật chất như mạng nội bộ (VPN), máy chủ, kho lưu trữ dữ liệu đám mây (cloud), mua trang thiết bị kỹ thuật mới, mua phần mềm, công cụ hỗ trợ khi làm việc từ xa. Hàng loạt giải pháp như: Phần mềm văn phòng điện tử, hợp đồng điện tử, chữ ký số,… được triển khai ngay tức thì giúp các doanh nghiệp đảm bảo vận hành và từng bước số hóa mọi hoạt động doanh nghiệp.
2.1 Công tác nhân sự thay đổi mạnh mẽ theo cơ chế làm việc từ xa
Tuyển dụng thích ứng với xu hướng làm việc từ xa
Với xu hướng làm việc từ xa doanh nghiệp có thể mở rộng và tiếp cận số lượng lớn ứng viên tiềm năng. Không bị giới hạn về không gian hay địa lý, người lao động có thể làm việc dù ở bất cứ đâu. Thay vì chỉ tập trung vào những ứng viên phù hợp với văn hóa công ty. Doanh nghiệp nên thay đổi chú trọng vào những ứng viên nào có thể lấp vào chỗ trống và góp thêm giá trị cho doanh nghiệp.
Yêu cầu tuyển dụng cũng thay đổi đáng kể. Ngoài yêu cầu về chuyên môn, sẽ có rất nhiều yêu cầu khác mà ứng viên cần đáp ứng, như: sự tận tâm trong công việc, khả năng sử dụng tốt các công cụ số hóa để làm việc trực tuyến với đồng nghiệp hoặc khách hàng, tính bền bỉ và ý thức tự chủ…
Quản lý nhân sự
Với hình thức làm việc từ xa để duy trì mức độ gắn kết của mọi thành viên trong tổ chức, bên cạnh việc cung cấp chính sách làm việc linh hoạt, doanh nghiệp nên hỗ trợ đào tạo cho nhân viên cách làm việc mới, sử dụng công cụ số hóa, sắp xếp thời gian, quản lý công việc…
Bộ phận nhân sự của doanh nghiệp cũng cần có giải pháp hỗ trợ nhân viên, kiểm tra thường xuyên giải đáp các các băn khoăn vướng mắc.
Đây còn được xem là cơ hội để thể hiện những quan điểm về mặt chiến lược của người lãnh đạo, nhà quản lý, xem xét và điều chỉnh lại những sáng kiến thực thi kịp thời.
2.2 Xu hướng làm việc từ xa có chế độ Lương, thưởng và phúc lợi như thế nào?
Nhiều doanh nghiệp đối tác của CoDX đã bắt đầu áp dụng ví thưởng điện tử 360 độ hay Thank you card để nâng cao sự trải nghiệm cho nhân viên vừa tạo nên môi trường không gian số với các hoạt động gắn kết nhân viên. Một số khác còn chú tâm tạo ra “sân chơi” cho nhân viên, tự thưởng cho bản thân hoặc khen thưởng lẫn nhau nhằm gắn kết nội bộ.
2.3 Giao tiếp và kết nối nội bộ
Dù làm việc ofline hay online thì truyền thông nội bộ cũng là điều mà doanh nghiệp nên coi trọng. Đa phần doanh nghiệp thường tận dung các kênh Facebook, Lync, Youtube… mà chưa xây dựng, sở hữu một mạng truyền thông nội bộ chuyên nghiệp của riêng mình.
Nếu doanh nghiệp áp dụng mô hình làm việc từ xa trong thời gian dài nên cân nhắc xây dựng cho mình mạng truyền thông nội bộ riêng. Đây sẽ là một giải pháp giúp doanh nghiệp tạo tương tác trong không gian làm việc nhóm – không gian toàn tổ chức:
- Thông qua giao tiếp số, thấu hiểu và kết nối mọi người
- Tìm kiếm, trao đổi thông tin tức thời, xuyên suốt
Các thông điệp truyền thông truyền tải đến từng người - Không đao to búa lớn, len lõi trong từng hành vi
- Dễ dàng sử dụng trên mọi giao diện, mọi lúc mọi nơi
2.4 Văn hóa doanh nghiệp trong xu hướng làm việc từ xa
Khi doanh nghiệp dần thay đổi thích ứng với làm việc từ xa, số hóa các quy trình hoạt động vận hành, sẽ kéo theo sự tác động thay đổi về cách thức liên kết giữa các bộ phận trong tổ chức. Sự tư duy, hành động và hợp tác trong môi trường công nghệ tạo nên các giá trị văn hóa doanh nghiệp mới.
Với văn hóa số, doanh nghiệp sẽ tạo ra các nguồn nhân lực nổi bật về tư duy, đột phá về ý tưởng và khả năng thích ứng với mọi thay đổi, cơ hội…giúp doanh nghiệp có ưu thế cạnh tranh hơn trên thị trường dài hạn.
Sự xuất hiện của đại dịch covid 19 làm ảnh hưởng đến tất cả các khía cạnh đời sống và xã hội. Nó đã làm thay đổi cách thức làm việc và vận hành của nhiều doanh nghiệp Việt Nam. Để linh hoạt và thích ứng nhiều đơn vị cho phép nhân viên của mình làm việc tại nhà và áp dụng những phương thức quản lý từ xa.
Mặc dù có những tồn động khó khăn nhất định, nhưng không thể phủ nhận sự đổi mới trong xu hướng làm việc từ xa này lại mang đến những hiệu quả nhất định. Nó đang trở thành miền đất hứa cho một tương lai phục hồi tươi sáng hậu Covid 19.
Còn doanh nghiệp bạn, đã, đang và sẽ thích ứng như thế nào với làm việc từ xa?
