Trong một doanh nghiệp phòng kinh doanh là bộ phận trực tiếp tạo ra doanh thu. Vì vậy các quy trình vận hành trong bộ phận này thường được thiết lập chặt chẽ tạo ra sự thống nhất và hiệu quả trong quá trình làm việc. Chuẩn hóa quy trình bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp tạo được cơ chế làm việc nhanh chóng, tối ưu, tinh gọn góp phần nâng cao năng suất công việc, tạo sự hài lòng cho khách hàng.
Bài viết này, CoDX chia sẻ đến bạn đọc case study chuẩn hóa quy trình bán hàng trong doanh nghiệp với giải pháp CoDX Digitalization.
1. Quy trình bán hàng thực tế
Trên thực tế, quy trình bán hàng bắt đầu từ khi khách hàng xuất hiện nhu cầu về sản phẩm cho đến khâu giao hàng. Bộ phân kinh doanh sẽ là vị trí chịu trách nhiệm chính trong quy trình này.
Báo giá
Sau khi tư vấn và khách hàng đã lựa chọn được sản phẩm cần mua, nhân viên sale sẽ gửi báo giá cho khách hàng. Thông tin của báo giá sản phẩm cần đảm bảo chính xác về mức giá, chiết khấu cho khách hàng và các yếu tố liên quan khác.
Trong một số trường hợp đơn hàng số lượng lớn, báo giá cần được giám đốc duyệt giá, sau đó nhân viên kinh doanh gửi cho khách hàng.
Đơn đặt hàng
Sau quá trình thương thảo, khách hàng đồng ý với báo giá sẽ tiến hành tạo đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng cần đầy đủ các thông tin sản phẩm, số lượng, quy cách… và các thông tin khác. Đơn đặt hàng sẽ được gửi cho khách hàng và bộ phận liên quan để chuẩn bị hàng hóa.
Ký kết hợp đồng
Với những đơn hàng có giá trị lớn từ 20 triệu sẽ lập hợp đồng bằng văn bản thực hiện ký kết giữa các bên liên quan. Phòng kinh doanh sẽ chuyển hợp đồng cho giám đốc ký phê duyệt và gửi cho khách hàng ký.
Giao hàng
Bộ phận kho sẽ tiếp nhận thông tin đơn hàng, lập phiếu xuất kho, kiểm tra số lượng và tiến hành đóng gói sản phẩm, chuyển đến bộ phận giao hàng. Nhân viên kho cũng sẽ chịu trách nhiệm cập nhật số liệu vào hệ thống quản lý.
Xuất hóa đơn bán hàng
Đơn hàng khi được giao cho đối tác, bộ phận kinh doanh chịu trách nhiệm thông báo đến kế toán để thực hiện xuất hóa đơn và thực hiện các nghiệp vụ kế toán liên quan.
2. Rào cản trong quy trình bán hàng truyền thống
Phòng kinh doanh là đầu mối liên hệ với khách hàng, đây cũng là bộ phận chịu trách nhiệm tương tác với các phòng ban khác để đảm bảo đơn hàng được thực hiện đúng thời hạn. Trong trải nghiệm mua hàng, tốc độ xử lý nhanh chóng và chính xác của người bán là chìa khóa khiến khách hàng cảm thấy hài lòng và trở thành khách hàng trung thành.
Chính vì vậy, vấn đề đặt ra trong quy trình bán hàng của bộ phận kinh doanh đó chính là sự kết hợp nhanh chóng, nhịp nhàng và chính xác giữa các phòng ban. Điều này rất khó thực hiện nếu như sử dụng rập khuôn quy trình truyền thống do nhiều yếu tố khách quan và chủ quan.
3. Chuẩn hóa quy trình bán hàng với CoDX Digitalization
Mỗi doanh nghiệp sẽ có cách thiết lập quy trình bán hàng theo cấu trúc phòng ban và theo từng giai đoạn cụ thể. Chuẩn hóa quy trình bán hàng với giải pháp tự động hóa quy trình CoDX Digitalization giúp doanh nghiệp chuyển đổi số quy trình và hệ thống vận hành. Nâng cao hiệu suất công việc, loại bỏ các bước rườm rà, tinh gọn bộ máy tổ chức. Bộ giải pháp tự động hóa quy trình CoDX Digitalization được thiết lập dựa trên 3 phân hệ CoDX Process – Quản lý quy trình, CoDX Task – Quản lý công việc, CoDX – eSign – Trình ký điện tử.
3.1 CoDX Process – Thiết lập quy trình chuẩn
Chuẩn hóa quy trình bán hàng với phần mềm CoDX là bước doanh nghiệp đưa quy trình thực tế lên CoDX Process, dựa vào đặc trưng của doanh nghiệp mà có thể thêm, bớt các bước trong quy trình để đạt đến sự tối ưu nhất trong quy trình bán hàng.
CoDX Process cho phép người dùng định nghĩa các form nhập liệu, phân quyền từng giai đoạn theo từng vai trò như người chủ quy trình (Quản trị hệ thống), người thực hiện (phòng kinh doanh, kế toán, kho hàng…), người theo dõi (nhân viên sale), người nhận thông báo (trưởng phòng sale, giám đốc…)…
Tại từng bước thực hiện trong chuẩn hóa quy trình bằng CoDX Process cho phép liên kết các quy trình với nhau, tạo quy trình rẽ nhánh, đa luồng. Ngoài ra quy trình bán hàng thiết lập tại CoDX giúp doanh nghiệp thống hóa, quản lý tập trung toàn bộ dữ liệu trên phần mềm, dễ dàng truy cập mọi lúc mọi nơi.
3.2 CoDX Task – Giao việc cho các bộ phận liên quan
Với mỗi bước thực hiện trong quy trình bán hàng, công việc sẽ được chia nhỏ và giao đến những bộ phận liên quan. Phân hệ CoDX Task – Quản lý công việc sẽ là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp lập bộ công việc chuẩn theo từng bước quy trình.
Các công việc như chuẩn bị flie báo giá, chuẩn bị hợp đồng, chuẩn bị hàng hóa… sẽ được trưởng phòng hoặc nhân viên sale phụ trách giao việc cho các phòng ban liên quan.
Quản lý công việc CoDX cho phép người dùng trao đổi trực tiếp công việc trên hệ thống như bình luận, đính kèm tệp, thiết lập lịch họp… điều này giúp quá trình bán hàng diễn ra một cách tập trung và nhanh chóng hơn.
Ngoài ra, dựa vào thông tin có sẵn, tiến độ công việc cũng sẽ được CoDX Task thể hiện cụ thể qua các hình thức như theo dự án real time, theo todo list cá nhân của các nhân sự liên quan. Cơ chế cảnh báo của CoDX Task liên tục thông báo đến người dùng tình trạng công việc sắp thực hiện, đúng hạn, quá hạn…
3.3 CoDX eSign – Phê duyệt và ký số
Bất kỳ quy trình nào trong doanh nghiệp nào cũng cần có bước ký phê duyệt của cấp trên. Với quy trình bán hàng, từ bước ký duyệt báo giá, ký hợp đồng, đến ký hóa đơn… đều cần thực hiện nhanh chóng. Nếu như ở quy trình truyền thống, doanh nghiệp thường bị tắc nghẽn công việc ở bước này do sếp đi công tác, không có mặt tại công ty. Thì chuẩn hóa quy trình bán hàng với CoDX Digitalization tích hợp trình ký số CoDX eSign, doanh nghiệp thực hiện ký số báo giá, hợp đồng điện tử, lệnh xuất kho… một cách dễ dàng phù hợp mọi loại chữ ký điện tử, chữ ký tay hình ảnh, chữ ký số nội bộ, chữ ký số công cộng. CoDX eSign hỗ trợ doanh nghiệp, phòng kinh doanh đẩy nhanh tiến độ bán hàng với kết nối liên thông các phòng ban, đảm bảo vận hành thông suốt 24/7 và không có “thời gian chết” do chờ đợi ký.
Tùy vào đặc trưng kinh doanh, lĩnh vực hoạt động mà mỗi doanh nghiệp sẽ tùy chỉnh quy trình bán hàng phù hợp. Với tính năng linh hoạt của CoDX, doanh nghiệp dễ dàng thay đổi, thiết lập chuẩn hóa quy trình một cách khoa học và tối ưu nhất.
Hy vọng case study trên đã giúp các doanh nghiệp có thêm gợi ý về chuẩn hóa quy trình bán hàng với Giải pháp quản lý và chuẩn hóa quy trình bán hàng trên nền tảng CoDX. Nếu có bất kỳ thắc mắc liên quan đến phần mềm hoặc cần hỗ trợ tư vấn về sản phẩm, đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ của CoDX nhé,
Thông tin liên hệ:
- Địa chỉ: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
- Số điện thoại: 0968 61 23 50 (Zalo) | Hotline: 1900 25 25 81
- Email: [email protected] | Website: www.codx.vn
- Trang Tư vấn CĐS và kiến thức quản trị https://businesswiki.codx.vn
