1. Thực trạng truyền thông nội bộ doanh nghiệp hiện nay
Truyền thông nội bộ được đánh giá là một chiến lược không kém phần quan trọng trong hoạt động phát triển doanh nghiệp. Công tác truyền thông trong nội bộ doanh nghiệp thể hiện được các giá trị văn hóa cốt lõi mà tổ chức muốn hướng đến, tạo nền tảng cho các hoạt động khác của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, hiện nay vẫn còn nhiều doanh nghiệp chưa nhận thức đúng về tầm quan trọng của truyền thông nội bộ. Truyền thông nội bộ theo kiểu “nửa vời”, điều này thể hiện qua hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Từ việc sử dụng các công cụ truyền thông “thô sơ” như truyền miệng, sử dụng bảng thông báo thủ công, không cập nhật thường xuyên các thông tin nội bộ.
Một trong những điểm yếu trong việc truyền thông nội bộ của nhiều nhà quản lý hiện nay đó chính là chưa biết cách truyền tải hấp dẫn. Cốt lõi của việc truyền thông đó chính là giao tiếp, thông qua cách thức giao tiếp, công cụ giao tiếp mà các đối tượng nhận được thông tin phù hợp. Chỉ khi có giải pháp phù hợp, nhận thức đúng tầm quan trọng của truyền thông nội bộ doanh nghiệp mới xây dựng văn hóa tổ chức vững mạnh.
2. Tầm quan trọng khi thực hiện truyền thông nội bộ doanh nghiệp
Một trong những phương pháp hữu hiệu trong công tác truyền thông nội bộ hiện nay đó chính là xây dựng trang thông tin nội bộ doanh nghiệp. Không thể phủ nhận sự ảnh hưởng mạnh mẽ và các lợi ích mà truyền thông nội bộ mang lại. Thông qua các hoạt động truyền thông được cập nhật kịp thời, nhân viên sẽ cảm thấy gắn kết hơn với tổ chức. Một số lợi ích khi thực hiện truyền thông mà doanh nghiệp có thể nhận được:
- Nhân viên có thể xác định được mục tiêu chính của doanh nghiệp, biết được nhiệm vụ của mình để tăng cường, nỗ lực trong công việc.
- Truyền thông nội bộ giúp sự kết nối giữa nhân viên với nhau, cấp lãnh đạo với nhân viên được thắt chặt hơn. Nhờ có công cụ truyền thông mà các xung đột trong công việc phần nào giảm thiểu.
- Truyền thông mang lại sự gắn kết, trung thành, tạo động lực làm việc tích cực cho doanh nghiệp. Thay vì những thông tin tiêu cực được lan truyền trong tổ chức, nhân viên sẽ yên tâm hơn nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh.
- Truyền thông nội bộ không chỉ mang đến lợi ích trong nội bộ doanh nghiệp mà còn giúp tạo hiệu ứng tích cực về thương hiệu, thu hút được nhân tài, tạo sự tin tưởng cho khách hàng.
3. Ứng dụng CoDX Workspace để xây dựng trang thông tin nội bộ đẹp – chuẩn – chuyên nghiệp
Trang thông tin nội bộ doanh nghiệp là công cụ cơ bản cần phải có cho mỗi doanh nghiệp trong quá trình thực hiện truyền thông nội bộ. Trong phần này, CoDX đề cập đến việc xây dựng trang thông tin nội bộ Đẹp – Chuẩn – Chuyên nghiệp thông qua ứng dụng CoDX Workspace.
3.1 Tổng quan về CoDX Workspace
CoDX Workspace là mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp, tạo nền tảng tương tác sinh động giữa các cá nhân trong toàn tổ chức. Nhờ các công cụ được tích hợp trong nền tảng, CoDX Workspace giúp xây dựng môi trường làm việc cộng tác, gắn kết, và phát triển, phá bỏ lối mòn trong quản trị khô khan.
- CoDX Workspace giúp tổ chức kênh thông tin nội bộ chính thống, thiết lập trang thông tin chuyên nghiệp. Thể hiện rõ tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi của tổ chức. Là nơi doanh nghiệp kể câu chuyện thương hiệu đến từng nhân viên.
- Kênh cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời thông qua bảng tin tức – sự kiện. Mọi quy định, chính sách mới, những sự kiện truyền thông sẽ được phổ biến nhanh nhất trong toàn bộ tổ chức.
- Workspace còn là nơi để nhân viên chia sẻ các hoạt động cá nhân tại công ty. Cũng như hỗ trợ giải đáp thông tin nhân sự, trả lời từ động quy trình, chính sách.
3.2 Xây dựng trang thông tin công ty chuyên nghiệp
CoDX Workspace hỗ trợ xây dựng cấu trúc trang công ty chuyên nghiệp, là nơi chia sẻ các quy định, chính sách doanh nghiệp. Cập nhật nhanh chóng cho nhân viên hành vi năng lực cốt lõi. Thể hiện tầm nhìn chiến lược, sứ mệnh, mục tiêu,… doanh nghiệp.
3.3 Thiết kế trang tin tức, sự kiện nội bộ
Các thông tin về các hoạt động trong doanh nghiệp sẽ được cập nhật tức thời tại mục sự kiện, tin nội bộ hoặc tin tức khác. Người được phân quyền quản lý mục tin tức – sự kiện của doanh nghiệp, sẽ thực hiện đăng tải nội dung phù hợp.
Với mục tin tức sự kiện này, CoDX Workspace cũng có tính năng cho phép nhân viên đăng tải, tuy nhiên doanh nghiệp cũng có thể hạn chế, hoặc đặt ra quy định xét duyệt trước khi nhân viên đăng tải.
3.4 Chia sẻ thông tin để toàn bộ nhân viên tức thời
Với các tin tức – sự kiện được chia sẻ doanh nghiệp có thể chia sẻ rộng rãi đến nhân viên thông qua newfeed của mạng xã hội nội bộ, gửi tin nhắn qua tình năng chat, gửi thông báo qua hệ thống cảnh báo.
Bằng cách thường xuyên chia sẻ các hoạt động, tin tức, chính sách mới của doanh nghiệp đến nhân viên, sẽ tạo nên sự liên kết bền vững trong doanh nghiệp. Hướng đến một tổ chức phát triển cùng mục tiêu, xây dựng tổ chức thấm nhuần giá trị cốt lõi mà doanh nghiệp muốn hướng đến.
Từ những thông tin, tin tức doanh nghiệp chia sẻ, nhân viên thoải mái chia sẻ thông điệp hoặc tham gia bình luận, bày tỏ cảm xúc.
