CoDX hỗ trợ doanh nghiệp số hóa quy trình làm việc

Trong bối cảnh kinh tế thế giới có nhiều biến đổi, nhiều doanh nghiệp đến gần “bờ vực suy thoái”. Trước giai đoạn khó khăn này, doanh nghiệp bắt đầu thực hiện nhiều chiến lược để củng cố năng lực. Thực hiện số hóa quy trình làm việc là một trong những chiến lược hàng đầu nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

1. Số hóa quy trình làm việc là gì?

Số hóa quy trình làm việc là quá trình chuyển đổi các hoạt động, thủ tục, quy trình làm việc truyền thống sang quy trình tự động bằng việc áp dụng kỹ thuật số. Số hóa quy trình sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả làm việc, giảm thiểu các công đoạn thủ công, và tránh được các sai sót.

Số hóa quy trình làm việc được áp dụng toàn diện trong doanh nghiệp từ khâu quản lý công việc, quản lý tài liệu, quản lý khách hàng….. Và được áp dụng cho mọi lĩnh vực, ngành nghề từ sản xuất, dịch vụ đến các tổ chức chính phủ, ngân hàng, bệnh viện…

2. CoDX có các công cụ nào hỗ trợ doanh nghiệp số hóa quy trình làm việc

2.1 CoDX Workspace – Mạng xã hội nội bộ

CoDX Workspce – Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp là giải pháp giúp tạo tương tác nhanh chóng giữa các cá nhân trong không gian làm việc nhóm. Với không gian số CoDX Workspace, nhân viên có thể trao đổi, làm việc với nhau ở bất kỳ đâu.

Không gian và tiện ích cá nhân tích hợp trên một nền tảng, nhân viên thoải mái chia sẻ thông tin, tham gia tương tác từ thông điệp của đồng nghiệp. Bên cạnh đó mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp CoDX cho phép nhân viên tạo ra nhật ký, sổ tay cá nhân, để ghi lại tất cả trải nghiệm của nhân viên.

CoDX Workspace được thiết kế đa tùy chọn, tích hợp các tiện ích như trò chuyện trực tuyến, lịch làm việc, ghi chú, yêu cầu xét duyệt… hỗ trợ nhân viên tối đa trong công việc. Mạng xã hội nội bộ còn giúp doanh nghiệp đẩy mạnh công tác truyền thông nội bộ, gắn kết và chia sẻ giữa các cá nhân. Thông qua kênh mạng xã hội CoDX, doanh nghiệp tổ chức kênh thông tin chính thức, lan tỏa và gắn kết tinh thần doanh nghiệp.

2.2 CoDX Task – Quản lý công việc

Một trong những yếu tố cốt lõi để thực hiện số hóa quy trình làm việc đó chính là quản lý công việc thông qua nền tảng số. CoDX task là giải pháp được sinh ra giúp doanh nghiệp quản lý công việc trên nền tảng số, tối ưu các công đoạn sắp xếp, phân công, giao việc, đánh giá.

Với CoDX Task doanh nghiệp sẽ giải quyết được bài toán tắc nghẽn khối lượng công việc ở những bộ phận không thường trực tại văn phòng. Quản lý công việc CoDX giúp lập kế hoạch công việc thông minh, giao việc nhanh chóng cho cá nhân hoặc một bộ phận, lên danh sách theo dõi công việc ở bất kỳ đâu, tổng kết báo cáo nhanh chóng, trực quan.

2.3 CoDX Document – Quản lý tài liệu

Phần lớn những doanh nghiệp truyền thống đều gặp khó khăn về quản lý dữ liệu, hệ quả của vấn đề này dẫn đến tình trạng data silo – dữ liệu bị cô lập, thất thoát. Số hóa quy trình doanh nghiệp với số hóa quản lý tài liệu sẽ giải quyết được bài toán này.

CoDX cung cấp cho doanh nghiệp phần mềm quản lý tài liệu với khả năng quản lý tài liệu tập trung, khoa học và dễ dàng khai thác. Với CoDX Document doanh nghiệp không còn bận tâm về quy trình lưu trữ và chia sẻ tài liệu. CoDX Document hỗ trợ tìm kiếm, truy xuất tài liệu theo quy chuẩn OCR, tự động hóa quy trình duyệt tài liệu, phân quyền chi tiết cho người dùng và nâng cao tính bảo mật trong quá trình chia sẻ.

Giải pháp quản lý tài liệu từ CoDX sẽ là một bước tiến lớn cho doanh nghiệp trong số hóa quy trình làm việc. Gia tăng năng suất, tăng cường cộng tác nhóm, quản lý an toàn, bảo mật và tập trung.

2.4 CoDX Dispatch – Quản lý công văn

Trong doanh nghiệp, công văn đến và đi là hoạt động diễn ra thường xuyên, đặc biệt đối với  những công ty có nhiều phòng ban. Để mọi quy trình trong doanh nghiệp được số hóa một cách toàn diện, CoDX triển khai phần mềm quản lý công văn, giúp doanh nghiệp tiếp nhận, xử lý, chia sẻ, lưu trữ công văn một cánh thông minh và khoa học.

Quản lý công văn trong CoDX được thiết lập các vai trò nghiệp vụ khác nhau trong tổ chức bao gồm văn thư, nhân viên, giám đốc. Doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý, chuẩn hóa các quy trình của công văn mà không phải trải qua các bước thủ công, tốn thời gian.

Các tính năng nổi bật của CoDX Dispatch có thể kể đến như: xử lý, theo dõi công văn, thiết lập cảnh báo & yêu cầu báo cáo; Tiếp nhận, chuyển tiếp giải quyết, phân loại văn bản, đánh giá mức độ; Giao việc và theo dõi tiến độ xử lý công việc từ công văn; Thiết lập các thông số hệ thống và danh mục; Thiết lập quy trình xét duyệt theo từng loại công văn.

2.5 CoDX eSign – Trình ký điện tử

Tính năng phần mềm ký số CoDX eSign tối ưu số hóa quy trình làm việc cho doanh nghiệp. Giúp thiết lập quy trình ký số động linh hoạt và trình ký mọi lúc, mọi nơi. Bên cạnh đó, CoDX eSign kết nối với các trung tâm chứng thực số, cho phép thiết lập chế độ xác thực qua email, OTP hoặc theo mã Pin để xác thực và quản lý chứng thư số, đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực.

Với trình ký điện tử CoDX eSign doanh nghiệp dễ dàng ký số ở bất kỳ đâu, hệ thống cảnh báo ký duyệt thông minh, tự động chuyển đổi file PDF, kết nối liên thông phòng ban và xuất báo cáo, thống kê nhanh chóng.  Tiết kiệm tới 70% chi phí và thời gian cho doanh nghiệp so với trình ký truyền thống

3. Áp dụng phần mềm CoDX vào số hóa quy trình làm việc

Trong một doanh nghiệp, mỗi phòng bàn, khâu vận hành sẽ có một quy trình làm việc riêng. Khi áp dụng số hóa quy trình làm việc doanh nghiệp cũng phải xây dựng nhiều quy trình khác nhau để đáp ứng đúng mục đích công việc. Quy trình làm việc của một phòng ban, về cơ bản sẽ có trình tự từ lúc nhận công việc, phân chia nhiệm vụ, lên kế hoạch, thực hiện, phê duyệt, kiểm tra và đánh giá kết quả.

Dưới đây là gợi ý của CoDX về số hóa quy trình làm việc tại phòng Marketing

3.1 Tiếp nhận công văn

Với quy trình làm việc của phòng Marketing, khi có một công văn chuyển đến trên hệ thống, trưởng phòng sẽ là người tiếp nhận.Thông thường trưởng phòng sẽ chia sẻ công văn đến những người liên quan và giao việc từ công văn này.

3.2 Giao việc

Ở bước giao việc, trưởng phòng thực hiện giao việc với các vị trí khác trong phòng như nhân viên content, thiết kế, chạy quảng cáo….

Phân hệ CoDX Task cho phép người quản lý giao việc cho nhân viên, định deadline, yêu cầu công việc và xem được báo cáo tiến độ của từng nhân viên.

3.3 Trình kỳ

Các nội dung công việc cần trình ký liên quan đến phòng marketing bao gồm bản kế hoạch, các đề xuất liên quan đến tài chính, báo cáo chiến dịch….

Trình ký điện tử CoDX eSign cho phép nhân viên có thể yêu cầu trình ký và cấp quản lý, trưởng bộ phận, giám đốc thực hiện ký phê duyệt.

3.4 Lưu trữ

Các tài liệu trong quá trình làm việc của phòng marketing, các tài liệu dùng chung như thông tin sản phẩm, bảng giá, bảng kế hoạch…. sẽ được lưu trữ trên phân hệ CoDX Document. Phân hệ này cho phép người dùng lưu trữ, quản lý tài liệu khoa học và tập trung, tránh tình trạng thông tin bị cô lập.

Quy trình làm việc phòng Marketing sẽ được thực hiện thông suốt trên một nền tảng duy nhất đó là phần mềm CoDX. Các hoạt động trao đổi, thảo luận công việc sẽ được thực hiện trên phân hệ CoDX Workplace

Bộ giải pháp chuyển đổi số CoDX là phần mềm quản lý doanh nghiệp liên thông mọi nghiệp vụ, hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số nhanh chóng, tiết kiệm thời gian nhờ phương pháp thuê mọi thứ.

Có thể nói số hóa quy trình làm việc là tổng hợp nhiều quy trình trong tổ chức doanh nghiệp. Ở mỗi khâu làm việc, cần có công cụ công nghệ thích hợp với với nghiệp vụ. Tuy nhiên sự liên thông, kết nối giữa các công cụ là yêu tố quan trọng để quy trình số hóa trong doanh nghiệp diễn ra nhất quán và thông suốt.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Địa chỉ: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
• Số điện thoại: 0968 61 23 50 (Zalo) | Hotline: 1900 25 25 81
• Email: [email protected]              | Website: www.codx.vn
• Trang Tư vấn CĐS và kiến thức quản trị https://businesswiki.codx.vn