Sử dụng giải pháp ký hợp đồng điện tử hiện là xu hướng tất yếu mà hầu hết các doanh nghiệp đang hướng tới. So với hợp đồng giấy cùng hình thức ký tay thì ký hợp đồng điện tử mang đến nhiều tiện ích, tối ưu chi phí, khắc phục nhiều hạn chế của phương pháp truyền thống.
1. Ký hợp đồng điện tử được vận hành như thế nào?
Theo Điều 33 và khoản 12, điều 4 Luật giao dịch điện tử năm 2004 quy định:
- Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của luật này
- Trong đó, Điều 4, Khoản 12 có giải thích “Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và gửi lưu trữ bằng phương tiện điện tử
Như vậy, có thể hiểu đơn giản hợp đồng điện tử là hợp đồng được tạo, trao đổi, lưu trữ dựa trên các phương tiện công nghệ điện tử, kỹ thuật số…
Cũng giống như hợp đồng giấy, một hợp đồng điện tử có tính pháp lý khi được xác thực bởi chữ ký. Ký hợp đồng điện tử được thực hiện nhờ chữ ký số và một trình ký tích hợp. Hợp đồng điện tử sau khi đi đến thống nhất thỏa thuận giữa các bên sẽ được ký kết và có hiệu lực pháp lý.
Theo điều 35 Luật Giao dịch điện tử 2005 ban hành quy định về nguyên tắc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử có nêu rõ:
- Các bên tham gia có quyền thỏa thuận sử dụng phương tiện điện tử trong giao kết và thực hiện hợp đồng.
- Việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân thủ các quy định của Luật này và pháp luật về hợp đồng.
- Khi giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, các bên có quyền thoả thuận về yêu cầu kỹ thuật, chứng thực, các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hợp đồng điện tử đó.
Vậy nên, giao kết hợp đồng điện tử sẽ được thực hiện dựa trên sự thỏa thuận của các bên tham gia hợp đồng.
2 CoDX eSign – giải pháp ký hợp đồng điện tử
2.1 CoDX eSign là gì?
CoDX eSign là phần mềm trình ký điện tử giúp doanh nghiệp vận hành quy trình ký số dễ dàng hơn, ký số mọi lúc, mọi nơi. Doanh nghiệp sử dụng trình ký số CoDX eSign trong vận hành, phê duyệt, ký hợp đồng điện tử không chỉ giúp thuận tiện và tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính toàn vẹn cho văn bản.
CoDX eSign cung cấp nền tảng số, cho phép người dùng sử dụng ở bất cứ đâu, ký phê duyệt online đa dạng loại tài liệu. Ràng buộc trách nhiệm các bên liên quan và đảm bảo tính xác thực của giao dịch điện tử.
Như một xu hướng tất yếu của thế giới, sử dụng chữ ký điện tử ngày càng phổ biến và dần thay thế dần chữ ký tay. Ký kết các hợp đồng điện tử trở nên dễ dàng hơn, trao đổi giữa các bên liên quan chỉ cần một cú nhấp chuột, giá trị pháp lý tương đương như hợp đồng giấy.
2.2 Hướng dẫn ký hợp đồng điện tử trên CoDX eSign
Bước 1: Tạo hợp đồng trình ký
- Trình ký số > Trình ký > Tất cả
- Tải lên tài liệu cần trình ký
- Nhập bổ sung thông tin tài liệu: các thông tin bao gồm tên tài liệu, phân loại, mức độ ưu tiên
- Chọn Quy trình duyệt: tại bước này, nhân viên có thể định nghĩa lại tài liệu trình ký sẽ đi qua bao nhiêu bước và ai là người duyệt ký
- Thiết lập vùng ký: tại bước này, nhân viên tạo tài liệu trình ký sẽ chỉ định vùng ký trên tài liệu trình ký
- Gửi duyệt
Bước 2: Thực hiện ký duyệt
Để thực hiện ký duyệt, người dùng chọn tài liệu được gửi ký duyệt
Chọn hành động tương ứng để thực hiện: Ký – Từ chối – Làm lại
- Chọn biểu tượng [Ký] để thực hiện ký, chương trình sẽ hiển thị tài liệu trình ký đã được thiết lập vùng ký và chữ ký
- Nhấn nút [Ký] để thực hiện ký tài liệu
- Tài liệu sau khi được ký duyệt sẽ có trạng thái “Đã duyệt”
Bước 3: Bên nhận hợp đồng ký số
Hợp đồng sau khi được doanh nghiệp ký duyệt bằng Trình ký điện tử CoDX eSign sẽ được xuất file dưới định dạng phù hợp và gửi cho bên nhận hợp đồng để thực hiện ký số.
2.3 Ưu điểm trình ký điện tử CoDX eSign
CoDX eSign là một phần mềm trình ký điện tử đa chức năng, với nhiều ưu điểm vượt trội.
Hệ thống CoDX eSign tự động gửi email thông báo khi tài liệu được gửi ký, sắp đến hạn ký, đã được ký hoặc bị từ chối. Tính năng này giúp người dùng nhận được thông tin cụ thể về trạng thái của tài liệu được ký. Tạo sự thuận tiện và nắm bắt được tiến độ công việc một cách dễ dàng.
CoDX eSign tích hợp tính năng tự động chuyển đổi tài liệu thành định dạng PDF trước khi ký. Điều này không chỉ đảm bảo tính tương thích của tài liệu trên nhiều nền tảng, mà còn giúp lưu trữ phiên bản gốc của tài liệu dễ dàng khi cần chỉnh sửa. Việc duy trì bản gốc tài liệu rất quan trọng để đảm bảo tính toàn vẹn và tránh mất mát thông tin trong quá trình trình ký.
Trình ký điện tử CoDX eSign cho phép trình ký tài liệu từ các phân hệ khác và gửi file trình ký cho đối tác để ký số. Tính linh hoạt trong quá trình trình ký, cho phép người dùng làm việc với các phân hệ khác trên nền tảng CoDX như quản lý công văn, quản lý công việc. Bên cạnh đó, việc gửi file trình ký cho đối tác để ký số giúp tăng tốc độ xử lý và giảm thiểu thời gian chờ đợi trong quá phê duyệt.
Phần mềm trình ký điện tử CoDX hỗ trợ tích hợp nhiều loại chữ ký số như chữ ký online, USB token, HSM và chữ ký nội bộ. Với tính năng này, CoDX eSign phù hợp với mọi đối tượng trong doanh nghiệp, từ nhân viên đến cấp quản lý, mang lại sự linh hoạt và lựa chọn cho người dùng khi chọn phương thức ký kết phù hợp với nhu cầu. Từ đó, CoDX eSign đáp ứng được nhiều yêu cầu khác nhau và đảm bảo tính an toàn trong quá trình trình ký tài liệu.
CoDX eSign cho phép người dùng tìm kiếm đa dạng và truy vết lịch sử tương tác với file. Người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm tài liệu bằng từ khóa, nội dung hoặc loại tài liệu, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc. Hơn nữa, khả năng truy vết lịch sử tương tác với file giúp người dùng xem xét các hoạt động trước đó liên quan đến tài liệu, từ việc tạo, chỉnh sửa cho đến quá trình trình ký, đảm bảo tính minh bạch và an toàn trong quản lý, ký duyệt tài liệu.
3. Ưu đãi trải nghiệm CoDX eSign miễn phí
Với những tính năng ưu việt, CoDX eSign hỗ trợ doanh nghiệp ký duyệt online tài liệu một cách dễ dàng. Hơn nữa, sử dụng trình ký số trong ký hợp đồng điện tử là một trong những bước đi số hóa quy trình doanh nghiệp, tiến đến chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.
CoDX hỗ trợ doanh nghiệp dùng thử phần mềm trình ký điện tử miễn phí trong vòng 30 ngày, không cần tịc hợp thanh toán.
Đăng ký dùng thử tại đây
Bên cạnh đó, hiện tại CoDX đang triển khai các chương trình ưu đãi dùng thử cho doanh nghiệp bao gồm:
- 180 ngày trải nghiệm CoDX – Workspace (Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp).
- 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Kho tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
- 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
- Được tặng kèm thêm 2 tính năng Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức.
- Không cần tích hợp thanh toán.
- Mỗi doanh nghiệp sẽ có một không gian làm việc riêng.
Với nhiều tính năng linh hoạt, ký duyệt mọi lúc, mọi nơi, mọi loại tài liệu, ký hợp đồng điện tử với trình ký số CoDX eSign giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh thời chuyển đổi sổ.
Liên hệ ngay với CoDX để nhận được hỗ trợ qua:
- Địa chỉ: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
- Số điện thoại: 0968 61 23 50 (Zalo) | Hotline: 1900 25 25 81
- Email: [email protected] | Website: www.codx.vn
- Trang Tư vấn CĐS và kiến thức quản trị https://businesswiki.codx.vn
