Số hóa dữ liệu là một phần không thể thiếu trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ, hồ sơ công việc CoDX Document là phần mềm giúp doanh nghiệp giải quyết khó khăn trong việc lưu trữ, tìm kiếm hồ sơ, đồng bộ quản lý tài liệu trong toàn tổ chức.
Với vai trò là 1 user quản trị hệ thống, người dùng có thể thực hiện các công việc sau:
- Xem thư mục cá nhân của tất cả người dùng trên hệ thống.
- Thiết lập các thông số của hệ thống: số ngày dùng để kiểm tra hiển thị tài liệu gần đây, số ngày tự động xóa tài liệu cũ, dung lượng file tối đa User được upload để kiểm soát dung lượng tài liệu tải lên hệ thống
- Thiết lập hệ thống Danh mục: Phân loại tài liệu, Nhà xuất bản
1. Xem thư mục cá nhân của tất cả người dùng trên hệ thống CoDX Document
Với vai trò là tài khoản người quản trị hệ thống, bạn được phép xem tất cả các thư mục được lưu trữ trên hệ thống. Để xem tài liệu bạn thực hiện theo các bước sau:
Chọn Quản lý tài liệu > Chọn tab Tài liệu theo phân hệ > Vào thư mục QUẢN LÝ TÀI LIỆU
Trong thư mục “QUẢN LÝ TÀI LIỆU” sẽ hiển thị các thư mục cá nhân của tất cả người dùng trên hệ thống.
2. Thiết lập các thông số hệ thống quản lý tài liệu CoDX Document
Để thực hiện các thiết lập thông số hệ thống, bạn chọn Quản lý tài liệu > Chọn tab Thiết lập > Chọn tab Cấu hình.
2.1 Thiết lập số ngày dùng để kiểm tra hiển thị tài liệu gần đây
Để thiết lập số ngày hiển thị tài liệu trong thư mục tài liệu gần đây, user quản trị hệ thống thực hiện các bước sau:
- Chọn tab cấu hình
- Di chuyển đến dòng “Số ngày kiểm tra hiển thị tài liệu gần đây” và nhập số ngày cần thiết lập.
2.2 Số ngày tự động xóa file cũ
Để thiết lập số ngày tự động xóa file cũ, người quản trị hệ thống thực hiện các bước sau:
- Chọn tab cấu hình
- Di chuyển đến dòng “Số ngày tự động xóa file cũ” và nhập số ngày cần thiết lập.
2.3 Dung lượng file lớn nhất có thể upload
Để thiết lập dung lượng file lớn nhất có thể upload, người quản trị hệ thống thực hiện các bước sau:
- Chọn tab cấu hình
- Di chuyển đến dòng “Dung lượng file lớn nhất có thể upload” và nhập số dung lượng (MB) cần thiết lập.
3. Thiết lập hệ thống danh mục
Danh mục trong phần mềm quản lý tài liệu CoDX Document bao gồm danh mục phân loại tài liệu và danh mục nhà xuất bản.
Phân loại tài liệu có chức năng phân loại các tài liệu mà bạn tải lên hệ thống nhằm mục đích sắp xếp và quản lý trong quá trình tìm kiếm và truy xuất. Tùy thuộc vào phòng ban, chức năng của mỗi loại tài liệu mà doanh nghiệp có thể thiết lập nhiều phân loại khác nhau.
Nhà xuất bản là danh mục để xác định nguồn gốc của loại tài liệu khi được tải lên hệ thống. Nhà xuất bản có thể là phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp.
Để bắt đầu thiết lập hệ thống danh mục bạn thực hiện chọn Quản lý tài liệu > Chọn tab Thiết lập > Chọn tab Danh mục
3.1 Phân loại tài liệu
Để thiết lập danh mục phân loại tài liệu, user quản trị hệ thống thực hiện các bước sau:
- Chọn tab Danh mục
- Tại dòng Phân loại tài liệu > Click
để bật chức năng sử dụng số tự động > Click 
để mở màn hình thiết lập số tự động cho danh mục.
- Thiết lập số tự động cho danh mục > Click Lưu
- Click vào màn hình thiết lập danh mục Phân loại tài liệu
- Click Thêm để thêm mới phân loại tài liệu.
- Nhập thông tin > Click Lưu
3.2 Nhà xuất bản
Để thiết lập danh mục nhà xuất bản, user quản trị hệ thống thực hiện các bước sau:
- Chọn tab “Danh mục”.
- Tại dòng “Nhà xuất bản” > Click để bật chức năng sử dụng số tự động > Click để mở màn hình thiết lập số tự động cho danh mục.
- Thiết lập số tự động cho danh mục> Click “Lưu”.
- Click vào màn hình thiết lập danh mục “Nhà xuất bản”.
- Click “Thêm” để thêm mới nhà xuất bản.
- Nhập thông tin > Click “Lưu”.
Thực hiện tương tự các bước trên để thiết lập các nhà xuất bản tương ứng với nhu cầu của doanh nghiệp.
Người quản trị hệ thống là user có quyền hạn cao nhất trên hệ thống, được quyền thiết lập các quy định để các user khác cùng thực hiện. Phần mềm quản lý công việc CoDX Document cho phép phân quyền chi tiết cho từng người dùng, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý tài liệu.
Xem Video Hướng dẫn thiết lập hệ thống CoDX Document
Trên đây là tất cả những hướng dẫn cho doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý tài liệu CoDX Document dành cho người quản trị hệ thống. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, quý khách hàng đừng ngần ngại liên hệ ngay với CoDX để được hỗ trợ.
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển Đổi Số CoDX:
- Địa chỉ: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
- Số điện thoại: 0968 61 23 50 (Zalo) | Hotline: 1900 25 25 81
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tư vấn Chuyển đổi số & Kiến thức quản trị: https://businesswiki.codx.vn
