Số hóa quy trình xử lý công văn là một phần không thể thiếu để doanh nghiệp hoàn thành chuyển đổi số vận hành. Thông qua việc xử lý công văn trên nền tảng số, doanh nghiệp dễ dàng trong việc quản lý, phân bổ công việc, hạn chế tình trạng xử lý chậm tiến độ. Trong bài viết này, CoDX minh hoa quy trình xử lý công văn đến dành cho bộ phận văn thư trên CoDX Dispatch.
1. Bất cập khi xử lý công văn theo quy trình truyền thống
Thông thường, khi có một công văn nhận đến từ bên ngoài doanh nghiệp thì nhân viên văn thư sẽ là người trực tiếp ghi nhận, sắp xếp, phân loại các công văn. Sau đó, tùy vào loại công văn sẽ gửi tài liệu trình ký, phê duyệt, gửi đến các phòng ban liên quan. Thực hiện lưu trữ bản gốc, sắp xếp tài liệu liên quan.
Tuy nhiên, khi có quá nhiều công văn cần phải xử lý trong thời gian ngắn, việc sai sót là không thể tránh khỏi. Một số bất cập khi xử lý công văn đến theo quy trình truyền thống:
- Tốn thời gian: Quy trình truyền thống thường đòi hỏi nhiều bước xử lý, chờ đợi, dẫn đến việc mất thời gian trong quá trình xử lý công văn.
- Dễ gây nhầm lẫn và mất mát thông tin: Việc chuyển giao công văn từ người này sang người khác có thể dẫn đến việc mất mát thông tin hoặc nhầm lẫn về nội dung công văn.
- Khó kiểm soát và theo dõi: Quy trình truyền thống thường không có hệ thống quản lý công việc hiệu quả, gây khó khăn trong việc kiểm soát, theo dõi tiến độ xử lý công văn.
- Dễ mắc phải sai sót: Sự phụ thuộc vào quy trình thủ công có thể dẫn đến sai sót do con người như việc quên hoặc nhầm lẫn trong việc xử lý công văn.
- Tính khả thi và hiệu quả không cao: Quy trình truyền thống có thể không phản ánh được tốt nhu cầu, điều kiện thực tế, dẫn đến việc không hiệu quả, không khả thi trong việc xử lý công văn.
2. Quy trình xử lý công văn thông qua CoDX Dispatch
2.1 Tổng quan về CoDX Dispatch
Hiểu rõ các bất cập trong xử lý công văn truyền thống, CoDX phát triển ứng dụng hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình xử lý công văn.
2.2 Nhân viên văn thư áp dụng CoDX Dispatch để xử lý công văn đến
Xem nhanh các bước trong quy trình quản lý văn bản đến:
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến
Bước 2: Văn thư phân loại văn bản
Bước 3: Chia sẻ đến người có thẩm quyền xử lý công văn
Bước 4: Phân phối văn bản đến các phòng ban bộ phận
Bước 5: Lưu trữ văn bản
Bước 1: Tiếp nhận công văn đến
Nhân viên tiếp nhận công văn đến thông qua nhiều phương thức khác nhau. Thực hiện thêm công văn đến tại CoDX Dispatch. Tại mục này, nhân viên văn thư tải công văn lên và thêm các thống thông tin liên quan đến công văn. Tạo dữ liệu để thực hiện các thao tác, xử lý tự động khi xử lý công văn.
Bước 2: Phân loại văn bản
Thay vì phân loại từng tài liệu theo phương pháp thủ công, nhân viên thực hiện các thao tác phân loại tại CoDX Dispatch. Các phân loại tài liệu của công văn sẽ được thiết lập sẵn tại phần mềm.
Doanh nghiệp có thể thiết lập phân loại công văn theo các loại như công văn thông báo, chỉ đạo, báo cáo, hướng dẫn,… hoặc phân loại dựa theo phòng ban, tùy theo đặc trưng của doanh nghiệp.
Bước 3: Chia sẻ đến người có thẩm quyền xử lý công văn, phân phối văn bản đến các phòng ban bộ phận
Tại CoDX Dispatch tính năng chia sẻ sẽ giúp việc gửi tài tài liệu, trình ký, phê duyệt diễn ra nhanh chóng mà không cần mất thời gian chờ đợi. Tính năng này cho phép người dùng chia sẻ đến cá nhân cụ thể hay một phòng ban, bộ phận, chức danh,…
Bên cạnh đó, tại CoDX Dispatch doanh nghiệp có thể giao việc ngay tại công văn. Các công việc sau khi được giao đến người chịu trách nhiệm xử lý sẽ xuất hiện và theo dõi tại phân hệ quản lý công việc.
Bước 4: Phân phối văn bản đến các phòng ban bộ phận
Áp dụng tính năng chia sẻ của phần mềm quản lý công văn CoDX Dispatch, nhân viên văn thư có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu đến phòng ban, nhân viên mà không cần in ấn hay chuyển tài liệu trực tiếp.
Với tính năng này, công văn được chia sẻ nhanh chóng, đồng bộ, hạn chế tình trạng sai sót. CoDX Dispatch phân quyền cụ thể cho từng chức danh, người dùng, doanh nghiệp có thể thiết lập quyền chỉnh sửa, xem, tải xuống,… cho mỗi đối tượng.
Bước 5: Lưu trữ công văn
Phần mềm quản lý công văn CoDX Dispatch còn giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề lưu trữ văn bản. Mọi công văn trên hệ thống đều được tích hợp lưu trữ tại phân hệ quản lý tài liệu, được chia cây thư mục rõ ràng theo công văn đến, công văn đi và theo danh sách đánh số tự động.
Phần mềm quản lý công văn CoDX Dispatch mang đến giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp trong quá trình xử lý công văn. Giải phóng sức lao động cho nhân viên hành chính, văn thư cũng như tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp. Quý doanh nghiệp cần thêm thông tin về phần mềm CoDX Dispatch đừng ngần ngại liên hệ với CoDX để được tư vấn nhanh nhất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
Hotline: 0968 61 23 50
Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
