Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp - Mẫu hướng dẫn xây dựng chi tiết

• Ứng xử trong điều hành và thực thi công việc
• Ứng xử trong sử dụng và bảo quản tài sản
• Ứng xử trong bảo mật thông tin
• Ứng xử khi đi công tác
• Ứng xử đối với nơi làm việc, cảnh quan môi trường

• Cách chào hỏi
• Cách thức giới thiệu và tự giới thiệu
• Cách thức bắt tay
• Cách sử dụng danh thiếp
• Văn hoá nói chuyện và trao đổi
• Nghi thức hội họp
• Nghi thức hội đàm, ký kết, tổ chức tiệc chiêu đãi
• Nghi thức ngồi trên xe ô tô

• Luôn tìm cách gần gũi khách hàng: Nhân viên kinh doanh hiện nay là những “chú ong thợ” ngày ngày đi tìm kiếm những khách hàng để giới thiệu và bán sản phẩm. Bạn cần xác định khách hàng tiềm năng của sản phẩm, xây dựng kế hoạch chinh phục khách hàng, dành thời gian quan tâm và gặp gỡ các khách hàng cũ.
• Chúng ta bán dịch vụ hoàn hảo: Bạn phải tâm niệm như vậy trong suốt quá trình bán hàng nhằm đưa tới cho khách hàng một sản phẩm và dịch vụ tốt. Bạn cần tham khảo Quy trình bán hàng của Khối kinh doanh.
• Chăm sóc khách hàng là hoạt động then chốt: Chăm sóc khách hàng là một việc làm cho khách hàng hoàn toàn hài lòng về công ty. Việc khách hàng hoàn toàn hài lòng sẽ tăng uy tín của công ty bởi vì một khách hàng hài lòng sẽ nói cho ít nhất 10 người khác nghe. Là nhân viên bạn phải đọc và hiểu rõ Quy trình chăm sóc khách hàng để áp dụng vào thực tế.
• Sự hài lòng của khách hàng được bắt đầu từ lúc bạn tươi cười chào đón họ. Nụ cười của bạn sẽ giúp khách hàng thoải mái và cảm thấy gần gũi với bạn. Bằng quan hệ thân thiện, bạn có thể xây dựng niềm tin cho khách hàng thông qua sản phẩm/dịch vụ mà công ty cung cấp. Có thể viết thư hoặc tặng quà cho khách hàng vào các ngày quan trọng như: ngày sinh nhật, ngày cưới,…
• Luôn đánh giá sự hài lòng của khách hàng: Sự hài lòng của khách hàng sẽ phản ánh những nỗ lực của bạn trong quá trình kinh doanh sản phẩm và cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
• Nghệ thuật lắng nghe khách hàng: Khi khách hàng phàn nàn, bạn cần phải không nổi nóng hoặc khó chịu; lắng nghe khách hàng và ghi chép chi tiết; giải thích, nhận lỗi (nếu có) và giải pháp;
• Tách khách hàng phàn nàn ra khỏi đám đông: mời vào phòng riêng để trao đổi, tự tay rót nước mời khách là cử chỉ thân thiện,..
• Nếu có thể, hãy kết luận và giải quyết ngay,
• Liên lạc với khách hàng phàn nàn để cảm ơn sau khi đã giải quyết xong

• Các cán bộ nhân viên khi gặp nhau phải chào hỏi lịch sự, đúng mực.
• Tin tưởng, tôn trọng, hiểu biết lẫn nhau, chân thành hợp tác và gắn bó tập thể nhằm xây dựng đơn vị đoàn kết, môi trường làm việc thân thiện.
• Lắng nghe, tiếp thu các ý kiến đóng góp của đồng nghiệp. Chân thành và thẳng thắn khi góp ý hay có bất đồng với đồng nghiệp….

Đối với lãnh đạo với nhân viên:

• Lãnh đạo tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp nhằm tạo điều kiện cho mỗi cá nhân phát triển và có cơ hội thăng tiến
• Lãnh đạo tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp nhằm tạo điều kiện cho mỗi cá nhân phát triển và có cơ hội thăng tiến.
• Lãnh đạo phải biết lắng nghe đề xuất và các ý kiến phản hồi của nhân viên; biết khen, khuyến khích động viên, phê bình nhân viên đúng lúc, đúng chỗ.
• Lãnh đạo phải đáp lại bằng cử chỉ chào hỏi thân thiện (hoặc có thể gật đầu mỉm cười đáp lại) khi nhân viên cấp dưới chào mình…

Nhân viên đối với Lãnh đạo:

• Nhân viên phải tự khẳng định được vai trò của mình, phải trở thành người hỗ trợ đắc lực cho lãnh đạo
• Giữ thái độ nghiêm túc, lịch sự, tôn trọng khi giao tiếp với Lãnh đạo.
• Chấp hành nghiêm túc các ý kiến chỉ đạo, hướng dẫn và thực hiện mọi nhiệm vụ được phân công.
• Tôn trọng ý kiến của cấp trên.
• Giữ gìn và bảo vệ uy tín, danh dự của cấp trên. Khi có ý kiến đóng góp cần trình bày trực tiếp, thẳng thắn và thiện chí.
• Khi thực hiện quyết định của cấp trên, nếu phát hiện quyết định đó trái pháp luật, làm ảnh hưởng tới lợi ích chung, hoặc không phù hợp với thực tế thì phải báo cáo ngay với người ra quyết định…

Nhân viên phải giữ gìn cảnh quan nơi làm việc sạch đẹp, văn minh

• Đối với nơi làm việc
• Đối với cảnh quan môi trường

Tùy thuộc vào đặc thù công ty, bộ quy tắc văn hoá doanh nghiệp sẽ bao gồm:

• Đối với các bộ, ngành, cơ quan chức năng
• Đối với cán bộ, công nhân viên của bộ, ngành, các cơ quan chức năng
• Đối với nền kinh tế
• Đối với quốc gia

Đây là phương án mà các doanh nghiệp thường áp dụng như là một chiến lược nhằm tìm kiếm lợi nhuận dài hạn, đi cùng với phúc lợi xã hội cũng như bảo vệ môi trường, được thể hiện qua các mặt:

• Bảo vệ môi trường
• Đóng góp cho cộng đồng xã hội
• Thực hiện tốt trách nhiệm với nhà cung cấp
• Bảo đảm an toàn và lợi ích cho người tiêu dùng
• Quan hệ tốt với người lao động