Nhiều doanh nghiệp háo hức sử dụng môi trường làm việc số
Môi trường làm việc số là gì? Tại sao ngày có nhiều doanh nghiệp áp dụng môi trường làm việc số? Việc háo hức với môi trường làm việc này là hoàn toàn thỏa đáng với những lợi ích mang lại. Việc trao đổi thông tin, kết nối hiệu quả hơn cũng sẽ giúp tăng năng suất tốt hơn.
Tại sao nên áp dụng môi trường làm việc số?
Khái niệm môi trường làm việc 4.0 được hình thành trong cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư. Môi trường làm việc này dựa trên cuộc sống hàng ngày, sự kết nối ngày càng phổ biến của Internet. Giống như mạng xã hội, các máy móc và thiết bị thông minh giúp trao đổi thông tin giữa con người với con người hiệu quả hơn.
Số hóa và chuyển đổi kỹ thuật số cho phép các hình thức giao tiếp và cộng tác mới tại nơi làm việc. Do đó, tham gia môi trường làm việc số đồng nghĩa với việc bạn đã có kiến thức và kỹ năng làm việc với công nghệ, công cụ, ứng dụng và phần mềm để có thể hòa nhập nhanh chóng. Điều này có thể dễ dàng đối với các nhân viên trẻ. Tuy nhiên đối với những người có thói quen làm việc giấy tờ, ít tiếp xúc với máy tính hay công nghệ, không dành thời gian cập nhật mới bản thân sẽ gặp nhiều trở ngại khi hoạt động trong môi trường mà công nghệ là chìa khóa.
Những xu hướng quan trọng của môi trường làm việc số
Nhìn chung, môi trường làm việc số sẽ bao gồm một số xu hướng sau đây:
Số hóa
Số hóa là một quá trình mà hầu như tất cả các công ty đều phải đối mặt và điều đó đang dần thay đổi thế giới làm việc của chúng ta. Thông tin trên giấy tờ và các quy trình thủ công được chuyển đổi thành định dạng kỹ thuật số, việc chuyển đổi này không làm thay đổi dữ liệu gốc.
Việc chuyển từ quy trình làm việc thủ công sang kỹ thuật số không xảy ra quá nhanh, nhưng hầu hết các công ty đều tích hợp số hóa vào chiến lược doanh nghiệp của họ để đảm bảo khả năng cạnh tranh. Đây là một xu hướng hiện nay đã hình thành do sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ.
Công nghệ hỗ trợ con người
Vai trò của con người trong quá trình sản xuất ngày càng thay đổi. Họ trở thành người giám sát máy móc. Các quy trình và hoạt động thường lệ giờ đây được thực hiện tự động bởi máy móc. Mọi người quan sát và chỉ can thiệp trong trường hợp khẩn cấp. Các hình thức tương tác mới giữa con người và máy móc đang dần xuất hiện. Đầu tiên, máy móc được điều khiển bởi con người, sau đó chúng trở thành “đồng nghiệp” của họ. Và sau đó là sự hợp nhất giữa con người và máy móc, đến mức tiếp quản hoàn toàn.
Linh hoạt về nơi làm việc
Nhu cầu cân bằng giữa công việc và cuộc sống của người lao động hiện nay đang ngày càng gia tăng. Do đó, các công ty có xu hướng quan tâm nhiều hơn đến tính linh hoạt của môi trường làm việc.
Tại Microsoft, nhân viên có thể chủ động lựa chọn nơi làm việc. Các công ty công nghệ thông tin của Mỹ cũng đã phát triển xu hướng “tự do tại nơi làm việc” này. Nhân viên có thể làm việc tại văn phòng, tại nhà hoặc chuyển đến một địa điểm khác. Nhờ có “văn phòng tại gia”, nhân viên không bị bó buộc ở bất kỳ vị trí nào.
Lấy con người làm trung tâm
Nói cách khác, môi trường làm việc số nâng cao ý thức làm việc của nhân viên và đặt nhân viên làm trung tâm của mọi hoạt động kinh doanh. Lãnh đạo tạo điều kiện cho nhân viên tham gia và đóng góp vào quá trình quản lý nguồn nhân lực, đồng thời giúp cải thiện bầu không khí làm việc để nhân viên cảm thấy tốt hơn. Tạo ra một nơi làm việc hiệu quả. Đây là một xu hướng hiện đại thể hiện sự phát triển của văn hóa doanh nghiệp.
Những điểm khác biệt của môi trường làm việc số và môi trường truyền thống
Sử dụng các công cụ kỹ thuật số
Môi trường làm việc truyền thống thường sử dụng email và các ứng dụng chat miễn phí như Messenger, Zalo, Trello,… làm phương tiện liên lạc và chia sẻ công việc chính.
Các công cụ riêng lẻ không nhất quán nên dẫn đến khó khăn trong việc nắm bắt tất cả thông tin cho công ty trong quản lý. Dữ liệu phân mảnh làm phức tạp hóa các quyết định chiến lược cho sự phát triển hơn nữa của công ty.
Đối với môi trường làm việc số, sử dụng công nghệ, toàn bộ hệ thống quản lý công ty, bao gồm các công cụ quản lý công việc, thủ tục, tài liệu,… được tập trung trên một nền tảng kết nối nên đem lại hiệu quả làm việc tốt hơn.
Quản lý
Trong môi trường làm việc truyền thống, người quản lý chỉ có thể kiểm soát giờ làm việc của nhân viên khi họ đang trực tiếp làm việc tại văn phòng. Trước tác động của tình hình dịch bệnh như hiện nay sẽ còn nhiều hạn chế trong công tác quản lý.
Quản lý nhân viên khi làm việc từ xa do thiếu kết nối và công cụ tương tác ở mọi nơi. Tuy nhiên, dữ liệu sẽ được quản lý tập trung, thông tin liên lạc giữa các bộ phận sẽ chặt chẽ hơn khi áp dụng môi trường làm việc số.
Chi phí đầu tư
Mô hình làm việc truyền thống sẽ có mức vốn và chi phí vận hành cao hơn do chi phí mở rộng văn phòng, trang thiết bị, in ấn,… Chi phí đầu tư môi trường làm việc số phù hợp với từng quy mô của doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp làm việc từ xa có thể giảm thiểu nhiều khoản chi phí vận hành mà vẫn đảm bảo được hiệu quả.
Năng suất làm việc
Trong mô hình làm việc truyền thống, năng suất thấp hơn do phải thực hiện nhiều thao tác hơn để chuyển và nhập thông tin. Năng suất lao động trong mô hình làm việc số được cải thiện bằng cách tiết kiệm thời gian cho các hoạt động không cần thiết, chẳng hạn như tự động cập nhật thường xuyên, thông báo và nhắc nhở khi công việc chậm trễ từ đó gia tăng năng suất làm việc.
5 lợi ích của việc sử dụng môi trường làm việc số
Khả năng kết nối với tất cả nhân viên trong tất cả các phòng ban mà không bị giới hạn bởi khoảng cách vật lý. Nhiều doanh nghiệp đang háo hức sử dụng môi trường làm việc số vì mang lại nhiều lợi ích như:
- Tăng tốc chuyển đổi kỹ thuật số, tự do tương tác với tất cả các phòng ban trong và ngoài công ty mọi lúc, mọi nơi;
- Đơn giản hóa và sắp xếp hợp lý các quy trình kinh doanh khác nhau trong khi đáp ứng các tiêu chuẩn quy định của ngành;
- Chia sẻ và trao đổi các ý tưởng sáng tạo, thúc đẩy cải tiến trong thời gian ngắn hơn;
Cải thiện trải nghiệm của nhân viên, tăng mức độ tương tác và cho phép tổ chức của bạn duy trì lợi thế cạnh tranh bằng cách chuyển đổi nơi làm việc hiện tại của bạn.
Cuối cùng giúp tạo ra những nhân viên có kỹ năng cao, chất lượng công việc tốt hơn và tỷ lệ giữ chân cao hơn.
Cốt lõi của môi trường làm việc số
Cộng tác, giao tiếp và kết nối
Văn hóa của tổ chức giúp thúc đẩy và trao quyền cho nhân viên của bạn sử dụng môi trường làm việc số để kết nối, giao tiếp và cộng tác.
- Cộng tác: Cung cấp các công nghệ giải pháp công khai (ví dụ: phòng họp dùng chung, trò chuyện video trực tuyến, v.v.) để giúp nhân viên của bạn đóng góp và chia sẻ thông tin dễ dàng hơn.
- Giao tiếp: Cần có nhiều công cụ để hỗ trợ giao tiếp bên ngoài trong và ngoài tổ chức, chẳng hạn như: cuộc gọi thời gian thực, phát video trực tuyến.
- Kết nối: Cung cấp cho nhân viên của bạn quyền truy cập trơn tru và liền mạch vào các ứng dụng kinh doanh (ERP, CRM) hoặc các ứng dụng quản lý khác) bất kể vị trí, múi giờ hoặc thiết bị để tăng năng suất và hỗ trợ các bên liên quan.
Công cụ thích hợp
Để có cái nhìn tổng thể về nơi làm việc mới, hiện đại, bạn cần đảm bảo tổ chức của mình có các công cụ phù hợp được tích hợp vào không gian làm việc của nhân viên và giúp bạn đáp ứng nhu cầu của nhân viên.
Các công cụ cần có khả năng tăng tốc các quy trình thủ công nhưng đảm bảo độ chính xác để khi có sai sót, các công ty không phải mất nhiều thời gian để sửa chữa. Ngoài ra, công nghệ sử dụng trong văn phòng số cũng giúp việc truy cập từ xa dễ dàng hơn để bạn bảo vệ nhân viên khi họ phải thường xuyên di chuyển.
Ngoài ra, cần tính đến khả năng tự động phản ứng với các sai sót trong hoạt động hàng ngày để đảm bảo phản ứng nhanh chóng với các vấn đề phát sinh.
Quản lý môi trường số
Theo một nghiên cứu gần đây của Digital Working Group, quản trị kỹ thuật số có thể được hiểu là “các chính sách, cấu trúc, chức năng, quy tắc, quy trình và tiêu chuẩn phải được áp dụng tại nơi làm việc để duy trì hoạt động tối ưu và bền vững:
- Chính sách: Đặt ra các nguyên tắc và tiêu chuẩn và đảm bảo chúng luôn được tuân thủ.
- Hạn chế: Các hạn chế áp dụng cho các hoạt động nhất định, ví dụ quyền của quản trị viên
- Nhận thức và giáo dục: Tạo điều kiện cho mọi nhân viên cơ hội tiếp cận đào tạo cần thiết để tối đa hóa hiệu suất trong môi trường kỹ thuật số.
- Giám sát: Kiểm tra xem tất cả các quy tắc quản trị đang được tuân thủ
- Chỉ đạo: Thiết lập các quy tắc cần thiết trong quản trị và cách phổ biến và giải thích các quy tắc đã thiết lập cho nhân viên.
Môi trường làm việc số là xu hướng tất yếu hiện nay. Việc chuyển đổi cần được triển khai bài bản để đem lại hiệu quả cao. Với nhiều hệ thống giải pháp công nghệ hiện đại, CoDX sẽ giúp bạn có được kế hoạch hoàn hảo nhất. Vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn thêm nhé!
